Ketika PR Menulis

Fasilitator : Andi Chairiza Bahrun

Sebenarnya jika kita melihat Public Relations secara lebih dalam lagi, maka kita akan mengetahui bahwa Public Relations terdiri dari beberapa hal seperti berikut : media relations, special event, social media, media contacts, networking support, crisis communications, creative resource, market research, dan writing. Dalam materi ini kami lebih difokuskan kepada materi kepenulisan, sebagaimana judul dari materi ini yaitu “ Ketika PR Menulis” dan juga materi ini lebih berfokus mengenai penulisan press release. Dalam materi ini fasilitator mengutip suatu quote yang berbunyi “setiap orang memiliki tanda tangan yang berbeda. Begitupun dengan menulis, setiap orang memiliki ciri khas kepenulisan masing-masing”, dari quote ini maka kita dapat memahami bahwa tulisan setiap orang itu berbeda-beda dan memiliki ciri khasnya sendiri-sendiri dan hal ini pula berlaku bagi seorang PR tetapi, meskipun demikian kita tetap perlu memperhatikan apakah tulisan kita telah sesuai dengan kaidah kepenulisan yang baik dan benar.

Press release digunakan dalam announce event, inform achievement, promote survey, dan notify program. Dalam menulis sebuah press release kita harus memperhatikan jurnalistic standards yaitu akurat, tepat, sederhana, dan jelas dan sebuah press release yang ideal maksimal terdiri dari 30 lines.

Sebelum mulai menulis sebuah press release kita harus terlebih dahulu menemukan jawaban pasti dari diri kita sendiri tentang beberapa pertanyaan, hal ini bisa kita sebut sebagai 3 poin penulisan press release. Berikut adalah beberapa pertanyaan tersebut :

1. Apa tujuannya ?

Tentunya sebelum mulai menulis kita terlebih dahulu, harus memikirkan apa tujuan kita menulis press release tersebut. Agar kita dapat benar-benar menyampaikan apa tujuan kita dalam press release tersebut dan tujuan kita dapat tersampaikan dengan baik kepada pembaca.

• Untuk siapa tulisan ini ?

Setelah memutuskan tujuan dari penulisan press release ini, maka selanjutnya kita harus memutuskan untuk siapa tulisan ini ditujukan, agar tulisan kita benar-benar dapat tersampaikan pada target yang kita sasarkan dan tujuan dari penulisan ini pula dapat tersampaikan dengan baik pada pembaca yang akan kita tujukan.

• Apa pesan yang ingin disampaikan ?

Telah memastikan apa tujuan dan untuk siapa tulisan ini kita tujukan selanjutnya, kita harus memutuskan pesan atau informasi apa yang ingin kita sampaikan, pesan yang dapat memenuhi dan mewujudkan tujuannya kita dan sesuai dengan target pembaca yang kita tujukan.

Langkah selanjutnya yang harus kita lakukan setelah menemukan dan memutuskan jawaban-jawaban dari 3 pertanyaan di atas yang harus kita lakukan adalah berpikir seperti seorang jurnalis agar kita dapat membuat suatu press release yang memenuhi standar jurnalistik. Lalu apa saja hal yang harus kita lakukan agar kita dapat berpikir secara jurnalis ? hal ini cukup simple dan sering kita dengar yaitu 5W+1H.

Pertama adalah Who? siapa yang ingin kita bicarakan dalam press release tersebut. Kedua, What? hal apa yang ingin kita sampaikan dalam press release tersebut. Ketiga, When? Kapan kejadian yang kita bicarakan dalam press release tersebut terjadi. Keempat, Where?di mana kejadian yang dimuat dalam press release tersebut terjadi. Kelima, Why? Kenapa atau alasan dari kejadian yang dimuat dalam press release tersebut terjadi. Dan yang terakhir adalah tersebut terjadi. Dan yang terakhir adalah How? Bagaimana kejadian tersebut terjadi dijelaskan secara singkat dan lengkap dalam press release yang ditulis.

Dalam penulisan press release ini, terdapat tiga bagian yaitu : pertama, head merupakan bagian paling penting yang menjelaskan isi dari press release secara singkat dan berada pada paragraf awal sebuah press release. Kedua, body merupakan bagian yang mendeskripsikan dan menjelaskan secara lebih detiasl mengenai kejadian atau informasi yang ingin disampaikan dalam press release. Ketiga merupakan bagian tambahan yang berisi latar belakang atau informasi mengenai instansi atau perusahaan (template)yang membuat press release juga terdapat contact media relation. Hal yang harus kita pahami adalah pembaca tidak semua akan membaca utuh press release.

Dalam sebuah press release yang resmi terdapat kop, judul ( yang ideal tidak lebih dari 8 kata) tidak terlalu menjelaskan isi materi, terdapat kutipan yang mendukung informasi yang termuat dalam press release, senantiasa memberikan tone positive, dan juga tidak lupa untuk memperhatikan tanda baca.